Witamy w Stokłosach

Witamy na stronie Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej STOKŁOSY. Znajdą tutaj Państwo wszelkie informacje i kontakty.

Osoby uprawnione mogą się logować do ukrytych treści za pomocą przycisku w prawym górnym rogu.

Zgłoś awarię

Całodobowe Biuro Zgłoszeń Awarii:
22 641 87 14
Dodatkowy numer awaryjny
wyłącznie po godzinach pracy Spółdzielni:
663 64 65 65

Telefony Alarmowe

Telefon Alarmowy

Pogotowie

Straż

Policja

Straż Miejska

Pogotowie Gazowe

Pogotowie Energetyczne

112

999

998

997

986

992

991

Godziny pracy

Poniedziałek

Wtorek

Środa

Czwartek

Piątek

8.00 – 18.00

8.00 – 16.00

8.00 – 16.00

8.00 – 16.00

bez przyjęć

Kontakt Napisz maila KOMISJA STATUTOWA ZGŁASZANIE USTEREK
ORAZ ZASTRZEŻEŃ
SPRAWY TERENOWO - PRAWNE DOKUMENTY I DANE FINANSOWE LOKALU WYWÓZ NIECZYSTOŚCI DOBUDOWA WIND OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH GARAŻE

IX kadencja (2016-2019)


Posiedzenie Rady Nadzorczej nr 65/19 z 4 czerwca 2019 r. oraz 12 czerwca 2019 r.

12.06.2019 r.

W dniu 04 czerwca 2019r.:

  1. Uchwałą nr 13/19 zatwierdzono sprawozdanie z wykonania Planu gospodarczo-finansowego SBM Stokłosy za I kwartał 2019 roku.

W dniu 12 czerwca 2019r.:

  1. Uchwałą nr 14/19, na wniosek Zarządu SBM Stokłosy, wprowadzono zmiany w Regulaminie tworzenia i gospodarowania funduszem na remonty zasobów mieszkaniowych SBM STOKŁOSY;
  2. Rada Nadzorcza podjęła uchwały w sprawie przyjęcia wniosków i zaleceń z kontroli przeprowadzanych przez członków Rady Nadzorczej. Jednocześnie Rada zobowiązała Zarząd Spółdzielni Budowlano - Mieszkaniowej STOKŁOSY, aby w terminie 30 dni od podjęcia nw. uchwał poinformował Radę Nadzorczą o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków i zaleceń.
  1. Uchwałą nr 15/19 Rada Nadzorcza przyjęła nw. wnioski i zalecenia z kontroli rozliczeń kosztów dostawy ciepła w 2017 r. oraz weryfikacji realizacji przez zarząd wniosków i zaleceń z kontroli w zakresie rozliczenia mediów zewnętrznych, przyjętych uchwałą nr 38/17 z 27 listopada 2017 r.
  • W odniesieniu do realizacji zaleceń kontroli mediów za rok 2016:
  1. Do schematu organizacyjnego wprowadzono stanowisko ds. rozliczeń mediów (aktualnie jest zatrudniona osoba na tym stanowisku).
  2. W marcu 2019 r. (z datą obowiązywania od 01.05.2019 r.) zaktualizowano stawki zaliczkowe rozliczeń za media.
  •  Pozostałe wnioski
  1. Rozbicie opłat za ciepło (z faktur VEOLII) na cele centralnego ogrzewania i ciepłej wody jest bliskie wartościom obliczeniowym.
  2. Zaleca się prowadzenie dalszych działań nad zwiększaniem systemu kontroli rozliczeń. Nadal pojawiają się omyłki i niedociągnięcia.
  3. Wskazana jest systematyczna analiza zaliczkowych stawek opłat za media i w miarę potrzeby dostosowywanie ich do stawek rzeczywistych.
  4. Zaleca się analizę wskazań ciepłomierzy c.o. i w razie stwierdzenia nieprawidłowości ich działania, przyjmowanie do rozliczeń szacunkowych wartości zużycia ciepła w celu zapewnienia prawidłowości rozliczenia.
  1. Uchwałą nr 16/19 Rada Nadzorcza przyjęła nw. wnioski i zalecenia z kontroli zasad obiegu i przechowywania dokumentów z uwzględnieniem umów zawartych z stronami trzecimi.
  • Dokumenty jakie otrzymał zespół kontrolujący w znacznej części pochodzą sprzed kilku lub nawet kilkunastu lat. Niektóre z nich przywołują regulacje prawne, które uległy zmianie. W związku z tym Rada Nadzorcza SBM STOKŁOSY zaleca Zarządowi SBM STOKŁOSY przeprowadzenie weryfikacji obowiązujących regulacji w zakresie obiegu dokumentów pod kątem ich zgodności z aktualnym stanem prawnym oraz dokonania ewentualnej ich nowelizacji do 31 grudnia 2019 r.
  • Rada Nadzorcza SBM STOKŁOSY zaleca Zarządowi wprowadzenie uzupełnienia Instrukcji Kancelaryjnej o zasady kontroli przez przełożonych załatwiania spraw, na poszczególnych etapach realizacji przez podległych pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem terminowości udzielania odpowiedzi członkom Spółdzielni.
  • Rada Nadzorcza uważa, że EOD powinien zapewniać możliwość takiej kontroli w każdym momencie, na każdym etapie załatwiania sprawy.
  • Rada Nadzorcza SBM STOKŁOSY zaleca, aby Zarząd dokonał przypomnienia pracownikom instrukcji kancelaryjnej – w szczególności w części dotyczącej terminowości prowadzenia korespondencji z członkami Spółdzielni oraz powiadamiania członków w każdej sytuacji, w której udzielenie odpowiedzi w terminie Statutowym jest niemożliwe.
  • Wcześniej prowadzone kontrole Rady Nadzorczej wykazały poważne nieprawidłowości w prowadzeniu i gromadzeniu dokumentacji, rejestrowaniu i dokumentowaniu rozmów (w tym telefonicznych) z członkami Spółdzielni partnerami, kontrahentami. Rada Nadzorcza zaleca Zarządowi pilne przypomnienie pracownikom zasad określonych w par. 12 pkt. 3 i par. 25 Instrukcji Kancelaryjnej.
  • Rada Nadzorcza zaleca Zarządowi zweryfikowanie formularzy pod kątem ich zgodności z aktualnym stanem prawnym, dostosowania do wprowadzanego EOD oraz zwiększającego się udziału elektronicznych form załatwiania korespondencji i spraw w życiu publicznym (np. rozważenie w sprawach istotnych możliwości elektronicznego składania wniosków podpisanych podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym przez członka lub kandydata na członka Spółdzielni). Termin realizacji 31 grudnia 2019 r.
  • Rada Nadzorcza zaleca Zarządowi opracowanie zasad obiegu i akceptowania dokumentów dotyczących zwrotu wadiów, gwarancji dobrego wykonania i kaucji gwarancyjnych, z uwzględnieniem konieczności zagwarantowania prawidłowej kontroli merytorycznej wykonanych prac i usług gwarancyjnych przez wykonawców. Termin wykonania 30 września 2019r.
  • Rada Nadzorcza zaleca Zarządowi rozważenie i ewentualne uzupełnienie instrukcji dotyczącej dokumentów księgowych zasad kontroli, nadzoru i współodpowiedzialności lub odpowiedzialności przełożonych za straty spowodowane niezałatwieniem lub nieterminowym załatwieniem spraw oraz poinformowanie Rady Nadzorczej o podjętej decyzji. Termin realizacji 31 grudnia 2019 r.
  • Rada Nadzorcza zaleca Zarządowi precyzyjne formułowanie opisów i określania zakresu przedmiotów umów. Termin realizacji – natychmiast.
  • Rada Nadzorcza zobowiązuje Zarząd do przedstawienia na posiedzeniu Rady Nadzorczej zasad działania i funkcjonalności EOD z pełnym uzasadnieniem dlaczego wybrany został ten system, zakres jego funkcjonalności oraz czy i w jaki sposób system usprawni obieg korespondencji pomiędzy Radą Nadzorczą i członkami Spółdzielni oraz Radą Nadzorczą i Zarządem. Termin realizacji do 31 października 2019 r.
  • Rada Nadzorcza zobowiązuje Zarząd do każdorazowego informowania Rady Nadzorczej o zakończeniu realizacji kolejnych zaleceń.
  1. Uchwałą nr 17/19 Rada Nadzorcza przyjęła nw. wnioski i zalecenia z kontroli w zakresie realizacji przez Zarząd zaleceń Rady Nadzorczej uchwalonych w okresie od czerwca 2016 r. do 31 grudnia 2018 r.
  • Rada Nadzorcza zaleca Zarządowi zakończenie realizacji wszystkich dotąd nie zrealizowanych wniosków do 31 grudnia 2019 r., przy czym zalecenia dotyczące sposobu gromadzenia i przechowywania dokumentów powinny być zrealizowane jak najszybciej, nie później niż do 30 września 2019 r.
  • Prowadząc kontrole, przy każdym wniosku i zaleceniu należy określać nieprzekraczalny termin realizacji
  • Rada Nadzorcza zobowiązuje Zarząd do przedstawiania szczegółowej informacji o realizacji wniosków raz na kwartał,
  • Zmiana terminów realizacji przez Zarząd wniosków i zaleceń  pokontrolnych może następować tylko za zgodą Rady Nadzorczej.
  • Rada Nadzorcza SBM STOKŁOSY zobowiązuje Zarząd do przedstawiania projektu rzeczowego zakresu planu remontów i planów gospodarczo finansowych nie później niż w listopadzie, tak by było możliwe ogłoszenie przetargów do końca stycznia następnego roku.
  1. Uchwałą nr 18/19 Rada Nadzorcza przyjęła nw. wnioski i zalecenia z kontroli w zakresie kosztów obsługi prawnej za lata 2013 - 2017 przyjęła nw. zalecenia pokontrolne.
  • Przy wyborze kancelarii prawnej do bieżącej obsługi Spółdzielni Budowlano - Mieszkaniowej STOKŁOSY, w przyszłości należy stosować „Zasady udzielania zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi”.
  • W trakcie realizacji umowy na świadczenie usług prawnych na bieżąco należy monitorować rzeczywistą wartość ponoszonych kosztów, zarówno całości jak i w zakresie poszczególnych spraw.
  • W szczególnie skomplikowanej materii sprawy należy rozważyć dokonanie wyboru kancelarii prawnej wyspecjalizowanej w danym zagadnieniu.
  • Biorąc pod uwagę ponoszone koszty usług prawnych należy rozważyć ew. zatrudnienie prawnika na umowę o pracę do obsługi spraw bieżących (sprawy o zapłatę, eksmisje, z m.st. Warszawa), a pozostałe zlecać kancelariom zewnętrznym.
  1. Uchwałą nr 19/19 Rada Nadzorcza przyjęła nw. podsumowania (wnioski) i zalecenia z kontroli spraw związanych z wyrokami sądowymi dotyczącymi byłych członków Zarządu Spółdzielni Budowlano - Mieszkaniowej STOKŁOSY w celu ustalenia chronologii zdarzeń i stwierdzenia faktów.

PODSUMOWANIE (WNIOSKI)

  1. Wszystkie zdarzenia mające najistotniejszy wpływ na ostateczne wyroki sądowe dotyczące byłych członków Zarządu (odwołanie z funkcji, rozwiązanie stosunku pracy, złożenie pozwu do Sądu i odpowiedź na pozew, etc.) zaistniały przed wyborem Rady Nadzorczej obecnej kadencji (co nastąpiło w dniu 15.06.2016r.).
  2. Z chwilą odwołania z funkcji członka Zarządu (w przypadku p. Sławomira Żuka – WZ w 2015 roku, w przypadku p. Tadeusza Zalejskiego – RN w styczniu 2016 roku) stali się oni pracownikami Spółdzielni, których pracodawcą jest Zarząd. Rada Nadzorcza nie ma kompetencji/uprawnień pracodawcy dla pracowników Spółdzielni, a jedynie w stosunku do Zarządu.
  3. Główną przyczyną wyroków w kształcie niekorzystnym dla Spółdzielni było:
  •  wejście w okres ochrony przedemerytalnej przez byłych Członków Zarządu przed wręczeniem wypowiedzenia stosunku pracy (w obu przypadkach wejście w okres ochrony przedemerytalnej nastąpiło w trakcie przebywania na długotrwałych zwolnieniach lekarskich), co oznaczało, iż rozwiązanie stosunku pracy z takimi osobami może nastąpić w praktyce tylko w przypadku ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych (art. 52 Kodeksu pracy);
  • uznanie przez Sąd, że przekroczono termin 30 dni na dokonanie zwolnienia w trybie art. 52 Kodeksu pracy (od momentu powzięcia wiedzy o naruszeniu obowiązków pracowniczym przez pracodawcę). Przyjęto, że skoro co najmniej jedna osoba ze składu organu kolegialnego - Rady Nadzorczej (w tym przypadku kadencji poprzedzającej Radę wybraną w 2013 roku) wiedziała o wypłacie nagród jubileuszowych Zarządowi, to pracodawca, rozwiązując stosunek pracy bez wypowiedzenia, uchybił temu terminowi. Również w przypadku drugiego powodu wskazanego w rozwiązaniu stosunku pracy Sąd uznał, że wiedza na temat problemów z wdrożeniem systemu informatycznego i jego likwidacją (wpisaniem w koszty) powinna być znana członkom Rady wcześniej niż 30 dni przed wręczeniem rozwiązania stosunku pracy.
  1. Spółdzielnia, reprezentowana przez pełnomocnika, korzystała podczas procesów z uprawnienia do składania wniosków dowodowych, przedkładała wymagane odpowiedzi i realizowała żądania Sądu, nie uchybiła terminom zawitym, etc. Tym samym wywiązywała się ze swoich obowiązków. Niestety, w obydwu przypadkach ostateczne wyroki sądowe były skrajnie niekorzystne da Spółdzielni – w konsekwencji poniesiono wydatki (odszkodowania, koszty sądowe) w kwocie ok. 800 tys. zł. Decyzje o terminie i zakresie zarzutów wskazanych w rozwiązaniu stosunku pracy o udzieleniu pełnomocnictwa określonemu radcy prawnemu, a także decyzje o składaniu apelacji od wyroków pierwszej instancji, oraz nie składaniu skargi kasacyjnej podejmował Zarząd Spółdzielni.

ZALECENIA:

  1. W przypadku prowadzenia skomplikowanych sporów sądowych o podobnym „ciężarze gatunkowym”, rozważyć zlecenie reprezentowania Spółdzielni przez renomowaną Kancelarię prawną specjalizującą się w danej dziedzinie (np. sprawach pracowniczych), zwłaszcza jeśli druga strona jest reprezentowana przez taką kancelarię, względnie rozważyć zasadność ustanowienia w sprawie dwóch profesjonalnych pełnomocników.
  2. W trakcie trwania procesów sądowych ściśle współpracować z ustanowionymi w sprawie pełnomocnikami w zakresie weryfikacji dokumentacji oraz osób pod kątem ewentualnego wykorzystania jako środki dowodowe.
  3. Przy podejmowaniu decyzji o formie rozwiązania stosunku pracy weryfikować każdorazowo czy dana osoba jest objęta ochroną przedemerytalną (lub kiedy to nastąpi). W przypadku decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy z osobą objętą taką ochroną, celem zabezpieczenia interesów Spółdzielni, należy wcześniej bardzo starannie i precyzyjnie wskazać oraz udokumentować przyczyny takiej decyzji, celem ograniczenia ryzyka niekorzystnego rozstrzygnięcia sądowego.
  4. Zweryfikować prawidłowość tworzenia rezerw (kwoty) na toczące się sprawy sądowe.
  5. W formularzach Planu Gospodarczo-finansowego, w pozycji fundusz płac, wyodrębnić  wynagrodzenia Zarządu.